Zakaj zaupati vodenje izdanih računov strokovnjakom izven podjetja?

Najpogostejša vprašanja slovenskih podjetnikov na temo financiranja malih in srednjih podjetij in rešitvami za vodenje izdanih računov.

Vi sprašujete, mi odgovarjamo:

Na vaša vprašanja danes odgovarja Vesna Mladenović, specialistka spremljave poslovanja v A.B.S. Factoring d.o.o. Odgovorila bo na nekaj najbolj aktualnih vprašanj, ki zanimajo slovenske uporabnike faktoring storitev. Že 15 let deluje v faktoringu. Svojim strankam strokovno svetuje, izvaja odkupe , knjiži prilive, in usklajuje stanje. Tako podjetja razbremeni vseh skrbi z vodenjem izdanih računov.

Morda bi si mislili, da izdaja računa pomeni zaključek dela z določenim projektom oziroma naročilom. Če so plačila pravočasna, računov pa ni veliko, je temu res tako.

Morebitne težave pa nastanejo, ko imamo opravka z večjim številom računov in s slabšo plačilno disciplino. Treba bo spremljati plačila kupcev, opozarjati na roke zapadlosti in po potrebi ukrepati v primeru zamud. V tem primeru vodenje izdanih računov nikakor ni mačji kašelj. Zahteva veliko dela, časa in truda, pogosto pa tudi finančno investicijo. Ena možna rešitev je ta, da vodenje računov prevzamejo zunanji strokovnjaki. Takšna je tudi Vesna Mladenović, ki tokrat odgovarja na vaša vprašanja.

V praksi je možno tveganje pri plačilih minimizirati tako, da vodenje izdanih računov prevzamejo strokovnjaki. Prevzamejo namreč tudi opravila, ki neposredno vplivajo na časovne roke in na zanesljivost plačil.

Nismo nagnjeni k velikim tveganjem. Varnost nam veliko pomeni, zato ne želimo skrbeti ali nam bodo naši kupci plačali ali ne. Kaj lahko storimo?

Najboljši račun je tisti, ki je plačan. Namesto, da bi tvegali in skrbeli, ali bodo računi pravočasno (oziroma sploh) plačani, je bolje že v izhodišču zagotoviti redna plačila in zanesljivo upoštevanje plačilnih rokov s strani kupcev.

Ena možnost je seveda ta, da poslujemo le na podlagi predplačil, saj tako ne more priti do zamud ali neplačil. To pa v mnogih primerih ni praktično, v nekaterih panogah pravzaprav sploh ni mogoče, gotovo pa za kupce zahteva po predplačilu ni posebej privlačna. Za znižanje tveganja se je torej bolje poslužiti načinov plačila, ki so utemeljeni na zaupanju in dogovoru, za to pa je treba kupce dobro poznati in pozorno izbirati.

V praksi je možno tveganje pri plačilih minimizirati tako, da vodenje izdanih računov prevzamejo strokovnjaki. Prevzamejo namreč tudi opravila, ki neposredno vplivajo na časovne roke in na zanesljivost plačil. A pomembno je predvsem to, da je takšen partner vreden zaupanja, da lahko z ustrezno mero strokovnosti pristopi k celovitemu upravljanju izdanih računov ter da zna z izkušnjami in zagnanostjo zanesljivo voditi poslovanje podjetja na tem področju.

Profesionalno upravljanje terjatev je nujno za miren spanec tistih podjetnikov, ki želijo v kar največji meri odpraviti tveganje pri svojem poslovanju. Še posebej to velja za tiste, ki svojim kupcem nudijo daljše roke plačil, recimo do 120 dni.

Obremenitev našega računovodstva je velika. Vodenje izdanih računov je izziv. Ali obstajajo ponudniki, ki nas lahko celovito razbremenijo?

 Splača se najprej premisliti o tem, ali je možno v ta namen prilagoditi kadrovsko sestavo podjetja. Za vodenje izdanih računov in povezane obveznosti je možno zaposliti ali prekvalificirati zaposlene, ali pa obstoječo ekipo preprosto preusmerimo na opravila, ki so najbolj kritična za učinkovito vodenje računov oz. upravljanje terjatev. Če je dela še vedno preveč, ali pa če ustreznega kadra preprosto ni moč dobiti, je pametno opravila na tem področju zaupati profesionalnemu zunanjemu izvajalcu in tako razbremeniti interno računovodstvo.

Profesionalno vodenje izdanih računov ima več prednosti, ne le zagotavljanja pravočasnih plačil. S celovitim pristopom tak partner skrbi za stalno likvidnost podjetja, to pa je odvisno predvsem od pozornega spremljanja stanja računov in rednega opominjanja dolžnikov. Piko na i doda zavarovanje terjatev, ki odpravi tveganje škode v primeru neplačil.

Vse omenjene prednosti združuje faktoring, ki ponuja celovito upravljanje izdanih računov, vključno s spremljanjem stanja terjatev, rednim opominjanjem in ukrepanjem v primeru zamud. S takšnim pristopom faktoring učinkovito razbremeni kader, ki bi moral sicer bdeti nad računi in dolžniki.

Za popolno razbremenitev računovodstva malih in srednje velikih podjetij je najboljša izbira faktoring s popolno storitvijo. Namesto, da bi se ukvarjali z računi in dolžniki, se lahko osredotočite na svojo dejavnost in razvoj!

Naš seznam odprtih postavk je vse daljši. Skrbi nas, da bomo izgubili pregled nad izdanimi računi in tako zgubljali tudi denar. Kaj nam priporočate?

Opravila na tem področju lahko močno poenostavi ustrezna programska oprema. A tudi ta rešitev zahteva celovit pristop, vložek denarnih sredstev in strokovno implementacijo, v nasprotnem primeru ne gre pričakovati prepričljivih rezultatov. Le redko je možno predvsem v manjšem podjetju vzpostaviti učinkovit sistem za računalniško upravljanje računov, zato za to običajno skrbijo zunanji strokovnjaki, ki so bistveno bolj zmogljivi in prilagodljivi.

Odprte postavke je treba imeti pod kontrolo. Usposobljen in izkušen partner na tem področju lahko zagotovi sistematično spremljanje stanja računov, ki podjetje povsem razbremeni, hkrati pa zagotovi učinkovito upravljanje terjatev in dolžnikov. Takšen nadzor odpravi morebitne finančne izgube zaradi zamud in neplačil – vse odprte postavke so namreč pod stalnim nadzorom, spremlja se stanje računov, zamude in sprejema pravočasne ukrepe v primeru neplačil. Redno in pravočasno se opravlja opominjanje dolžnikov, po potrebi pa sledi tudi izterjava. Na ta način lahko zunanji strokovnjak v celoti prevzame nadzor nad izdanimi računi in zagotovi optimalno ravnanje s terjatvami – finančni strokovnjaki, kot je A.B.S. Factoring, poskrbijo za učinkovito delovanje podjetja in prihranek denarja, saj bodo plačila računov pravočasna in zanesljiva!

Vodenje izdanih računov želimo predati v upravljanje strokovnjakom izven našega podjetja. Kako po vaših izkušnjah reagirajo stranke, če jih v zvezi z računi kontaktira faktor?

V zadnjih letih je v Sloveniji opazen pozitiven trend v seznanjenosti podjetij z delovanjem faktoringa, tako da pri kontaktiranju dolžnikov ni nekih večjih težav in ponavadi tudi ni posebnih zadržkov na njihovi strani.

Prav tako pa pomaga tudi dejstvo, da so dolžniki obveščeni o faktoringu s strani svojega dobavitelja, hkrati pa morajo večinoma tudi podati svoje strinjanje z dejstvom, da od nekega trenutka naprej vršijo svoja plačila na račun faktorja.