Bilanca je ključni finančni izkaz ob koncu poslovnega leta. Pripraviti je treba finančna poročila, ki niso le obveznost, temveč lahko podajo različne uporabne informacije. Iz njih lahko razberemo rezultat poslovanja v iztekajočem se letu in se s pomočjo novih podatkov pripravimo na novo leto. Prav ti podatki so ključni tudi za uspešno sodelovanje z bankami in poslovnimi partnerji.
Ker je zaključno finančno poročilo tako pomembno, mora biti bilanca ob tem času kar se da dobra. Kaj to pomeni v praksi? Predvsem mora biti pregled financ kar se da kratek, da lahko vsak hitro razbere, kateri prihodki in odhodki najbolj izstopajo. Jasno poročilo odpira nove priložnosti pri sodelovanju s poslovnimi partnerji, a to ni stvar samega poročila, temveč poslovanja podjetja. Posvetiti se bo treba prihodkom in odhodkom ter bilanco ob koncu leta optimizirati. Predvsem se je pametno osredotočiti na odprte terjatve. Poslužimo se lahko različnih ukrepov.
Ob koncu leta je pravi čas, da poračunamo vse opravljene storitve. Seveda je to najbolje opraviti že sproti, a ob pregledu poslovanja za nazaj se posebej posvetimo tistim storitvam, ki so se morda izognile pozornosti. Le tako bo bilanca odražala realno razmerje med prihodki in odhodki podjetja.
Pri poslovanju s številnimi kupci je včasih težko slediti vsem prihodkom, še toliko bolj če se financiramo tudi iz drugih virov. Redno je treba spremljati prihodke in jih uskladiti z izdanimi fakturami. Tako je možno že takoj odpraviti nekatere težave, ki se rade pripetijo pri teh opravilih – opazimo recimo neskladje med fakturami in prihodki ali pa najdemo kakšne dolžnike. Prav tako je treba pri teh opravilih dobro sodelovati z računovodstvom in ustrezno komunicirati s partnerji in strankami. Cilj tega početja je seveda preverjanje vseh prihodkov, ki morajo odgovarjati izdanim fakturam. Najboljši rezultat je torej številka 0, ki pomeni, da ni prihodkov ali terjatev, ki jih ne bi povezali z izdanim računom. Če kakšna neskladja zanemarimo, lahko hitro pride do velikih težav.
Ob pregledu poslovanja preko leta se lahko izkaže, da računi nekaterih kupcev še niso bili poravnani. To je pravi čas za opomin, sploh če lahko že ta zagotovi hitro plačilo. Seveda je pametno že pred tem in spet pri opominu postaviti jasne plačilne pogoje in točne roke. Za kar najboljši učinek lahko izkoristimo različne pristope – včasih se je bolje osebno pozanimati, kaj se dogaja s pričakovanim plačilom, pogosto pa povsem zadošča že pisni opomin. Na ta način bo bilanca hitro izboljšana. Ne samo, da se pokrijejo odprte terjatve, s prejetimi sredstvi lahko krijemo tudi lastne obveznosti. Terjatve in stroški se tako izničijo, poročilo pa takoj postane veliko lepše. Prav tako s tem pridobimo večji lastniški delež, kar je lahko pomembno pri poslovanju z bankami.
Že opomin je lahko dobra spodbuda za plačilo, pri odprtih terjatvah pa so zelo učinkoviti tudi popusti. Ugodnejša ponudba za tiste, ki hitro poravnajo svoje račune, lahko pomaga pri ureditvi bilance. Z dodatno likvidnostjo namreč lažje obvladujemo svoje obveznosti in povečamo lastniški delež. Je pa treba popuste ponuditi premišljeno, predvsem tistim kupcem, ki bodo to izkoristili.
Konec leta je pravi čas za osvežitev podatkovnih zbirk podjetja. Vse informacije morajo biti točne in ažurne, predvsem se velja osredotočiti na imena, naslove in plačilne pogoje za kupce. Pri tem močno pomaga dober sistem, v katerem se lahko brez težav znajdemo – za vsak račun moramo točno vedeti, kje je in komu je namenjen. Z učinkovito obdelavo podatkovne zbirke lahko preventivno preprečimo mnoge zaplete, recimo podvojene vnose ali napačne zapise. Manjša podjetja lahko redno spremljajo vse te informacije, pri večjih podjetjih pa so ta opravila bolj občasna.
Investicije iz iztekajočega se leta se v svoji vrednosti verjetno spreminjajo. Takšne vplive lahko odraža tudi bilanca, zato je treba vrednost investicij pozorno spremljati. Nekatere investicije lahko izgubijo svojo vrednost in tako znižajo dobiček podjetja.
Kreditno zavarovanje krije nekatera tveganja pri poslovanju s kupci in strankami. Ob koncu leta se splača ugotoviti, ali bo takšno zavarovanje še potrebno za vse kupce. Z nekaterimi ne bomo več sodelovali in tudi zavarovanje v tem primeru ne bo več potrebno. Na ta način je možno enostavno prihraniti nekaj evrov, še posebej ugodna rešitev pa je sodelovanje s prilagodljivim ponudnikom zavarovanja.
Povzetek: bilanca ob koncu leta zahteva veliko dela
Računovodske obveznosti ob koncu leta lahko vodijo v pravi kaos. Veliko boljše izkušnje so deležna podjetja, ki preko celega leta skrbno bdijo nad svojim poslovanjem.
Ob koncu leta bo najmanj dela za tiste, ki prepustijo urejanje svojih finančnih tokov strokovnjakom. Na ta način je možno prihraniti veliko časa in denarja, predvsem pa veliko skrbi ob koncu leta, ko se že tako soočamo še z mnogimi drugimi obveznostmi.
Dobra bilanca zahteva stalno likvidnost in optimalen lastniški delež. Morda bo za ureditev finančnih tokov pametno poiskati kak dodaten vir financiranja, v poštev pride tudi faktoring. Na ta način se namreč hitro poplačajo vse odprte terjatve in bilanca se izboljša. Bilančna vsota je manjša, saj prodane terjatve niso več del bilančnih sredstev.
